Tuntuu, että yrityksissä ja organisaatioissa eletään nyt äänensävybuumia – ja hyvä niin! Kun “kaikki viestivät” -periaate yleistyy, on herätty siihen, että äänensävy ei ole enää ainoastaan markkinointiviestintää koskettava kysymys.
Millaiseen sävyyn vastaamme asiakkaiden kysymyksiin somessa? Millainen sävy on asiantuntijoidemme blogipostauksissa, entä nettisivuesittelyissämme? Millaista tunnelmaa rekryilmoituksemme henkivät? Entäpä sisäinen viestintä?
Meillä Kaiku Helsingin valmentajilla on ollut ilo saada olla mukana monissa opettavaisissa brändiin ja äänensävyyn liittyvissä hankkeissa. Tässä kymmenen keskeistä oppiamme matkan varrelta.
1. Brändi on mykkä ilman ihmistä.
Brändi elää mielikuvina kohderyhmien päässä, ja ihmiset herättävät sen viestinnällään henkiin. Hienoinkaan brändidokumentti ei viesti itseään eloon intran uumenista. Tarvitaan siis harjoittelua ja kärsivällisyyttä, jotta brändi oppii puhumaan ihmisten kautta tarkoituksenmukaisella sävyllä.
2. Älä oleta, millainen äänensävy puhuttelee asiakastasi tai kohderyhmiäsi.
Voi olla houkuttelevaa määritellä sopiva sävy omista lähtökohdista käsin. Toki tavoitteet ja oma organisaatiokulttuuri pitää huomioida, mutta ei saa unohtaa niitä, jotka sävyn on tarkoitus hurmata. Erästä mainiota asiakastamme lainataksemme: Mistä baarimestari tietää, onko drinkki asiakkaalle liian kirpeä vai makea? Ei hän tiedäkään – muuten kuin maistattamalla. Viestinnän palvelumuotoilu ja sävyluotaustutkimukset tarjoavat erinomaisia apukeinoja päästä kohderyhmän makuun kiinni.
3. Myös vaikeneminen on bränditeko.
Mielikuvat eivät synny vain siitä, mitä sanotaan. Ne syntyvät myös siitä, mitä jätetään sanomatta. Millainen viestintä- ja bränditeko on se, jos työpaikkaa hakevalle ihmiselle ei vastata? Entä se, jos yritys ei ota lainkaan kantaa omaa toimialaa polttavasti koskevaan yhteiskunnalliseen keskusteluun.
4. Kyllä, johdon pitää näyttää esimerkkiä.
Johtaminen on sataprosenttisesti viestintää, ja siksi myös johto tarvitsee viestinnällistä sparrausta sekä valmennusta. Täydellinen ei tarvitse olla, oppimishaluinen kyllä. Ammattitaitoinen viestijä-sparraaja organisaatiossa on johtajan uusi paras kaveri yltyvien informaatiomyrskyjen aikana.
5. Konkretia puree ohjeistuksissa.
“Äänensävymme on rento ja iloinen. ” Mitä ihmettä se tarkoittaa käytännössä? Aika monessa brändioppaassa sävy on sivuutettu muutamalla yleisluontoisella adjektiivilla, jotka voivat tarkoittaa eri ihmisille täysin eri asioita eri yhteyksissä. “Moikka moi, kas tässä sulle maksumuistutus!” – no kun käskettiin olla rento! Konkreettiset esimerkit oman organisaation elämästä ovat enemmän kuin tarpeen. Miten sävy näkyy eri tilanteissa ja millä kielellisillä keinoilla se rakennetaan?
6. Sävy voi vaihdella eri viestintätilanteissa.
Äänensävyn määrittely ja jalkauttaminen eivät tarkoita sitä, että samalla kaavalla mennään kaikessa. Totta kai huomioidaan tilanteet ja tavoitteet! Silti voi pohtia, miten suuret linjat näkyvät eri yhteyksissä. Miten vaikkapa someasiakaspalvelu tuo esiin sitä, jos yritys haluaa luoda itsestään helposti lähestyttävän kuvan? Miten sama mielikuva välittyy johdon mediahaastatteluissa? Entä reklamaatiovastauksissa?
7. Sävy on tärkeä asia myös sisäisessä viestinnässä.
Myös sisäisen viestinnän merkitykseen on alettu herätä viime vuosina, eikä vähiten pandemian poikiman digipotkun tähden. Tämä on kerrassaan erinomainen asia – ja toivomme koko sydämestä, että viestijät saavat selkääntaputtelujen lisäksi myös resursseja. Parhaimmillaan sisäinen viestintä voi olla kuin kielikylpyä, joka innostaa viestimään brändille sopivalla äänensävyllä myös ulkoisesti. Jos taas sisäinen viestintä ja ulkoinen viestintä ovat sävyllisesti täysin eri maailmaa ja henkilöstö pudistelee päätään tavoitteille, millainen todennäköisyys on onnistua?
8. Ihmiset eivät ole robotteja, jotka voi ohjelmoida viestimään tarkan linjan mukaan.
Kun haluat innostaa ihmiset viestimään, höllää henkistä brändipoliisiasi. On hyväksyttävä se, ettei täydellistä ole ja yhteinen suunta on tärkein. Priorisointi auttaa: Mitkä ovat näkyvimmät ja kriittisimmät viestinnän paikat? Kenen viestintätaitojen kehittämiseen pitää ensimmäisenä satsata? Ja: jos organisaatiossasi on jo robottejakin – vaikkapa chatbot-automaatiota asiakaspalvelussa – siellä voi ja pitää laittaa sanoja suuhun tarkemmin.
9. Tee brändistä ja äänensävystä arkinen asia – ei markkinointihöttöä
Brändi on termi, joka lietsoo välillä tulisia keskusteluja markkinoinnin foorumeilla. Määrittelyväännöt jääkööt niille. Omalle henkilöstölle brändiin liittyvät tavoitteet kannattaa esittää selkeällä kielellä, ilman turhaan viisastelua, kaikkien työhön liittyvänä asiana. Hyvää viestintää voi tehdä monella tavalla, ja niin usein viisaus ja erinomaiset esimerkit löytyvät jo valmiiksi omasta henkilöstöstä. Ne pitää vain rohkaista esiin!
10. Sävyä pitää huoltaa.
Maailma muuttuu, ihmisten kielenkäyttö muuttuu. Hyvä äänensävy ei ole kiveen kirjoitettu, vaan vaatii jatkuvaa uteliasta tarkkailua, testausta ja huoltoa. Millainen sävy puhuttelee kohderyhmiämme juuri tässä ajassa? Miten varmistamme, että henkilöstömme viestintätaidot pysyvät yllä? Miten saamme uudet työntekijämme omaksumaan sävymme? Äänensävy on koko organisaation ja sen kohderyhmien innostava, vuorovaikutteinen matka.
Salla Syrman on Kaiku Helsingin valmentaja, viestintäkonsultti ja osakas. Hän rakastaa käsien työntämistä sävysaveen ja innostuu toimeksiannoista, joissa kykenee tuottamaan asiakkaille konkreettista hyötyä. Salla luotsaa Kaiun omaa markkinointia ja on viestintätyön ohessa opiskellut markkinointiviestinnän johtamisen tutkinnon.
Laura Vuorio-Kuokka on Kaiku Helsingin valmentaja ja valmennusliiketoiminnan johtaja. Virkamiestaustainen viestijä innostuu kapulakielisyyden keventämisestä ja viranomaisviestinnän ketteröittämisestä. Lauran valmentajan sydän sykkii viestintätaitojen tavoitteellisen kehittämisen puolesta: pitkäjänteisellä ja konkreettisella valmennuksella viestintä voi hyvin!
Uutiskirjeen tilaajana saat markkinoinnin ja viestinnän uutiset sekä uusimman MRKTNG-lehden ensimmäisten joukossa. Saat myös viikottain koulutuksistamme kerättyjä vinkkejä käyttöösi sekä tietoa järjestämistämme koulutuksista.